Le contexte réglementaire des Prestataires de Services et Distributeur de Matériel PSDM évolue ces derniers mois et de nouveaux enjeux de présentent. Les PSDM vont devoir passer une certification PSDM avec comme échéance l’audit de certification. Nous allons voir comment réussir un audit de certification, et toute l’importance de bien s’y préparer.
Qu’est-ce qu’un audit de certification?
Un audit de certification est un processus d’évaluation indépendant mené par un organisme externe pour vérifier si une entreprise, un produit ou un système respecte les normes et les critères de qualité spécifiques requis pour obtenir une certification. Cela garantit que l’entité auditée se conforme aux normes établies et offre une assurance aux parties prenantes quant à la conformité de ses opérations. Ces notions sont importantes à maîtriser avant de voir comment réussir un audit de certification.
Comment réussir un audit de certification?
Pour réussir un audit de certification, il est important de respecter certaines règles, et voici quelques étapes clés à suivre :
- Préparation rigoureuse: Familiarisez-vous avec les normes et les critères de certification applicables à votre domaine. Assurez-vous que vos processus, documents et pratiques sont conformes. Lors de cette phase, il sera aussi conseiller de se faire accompagner par un expert externe (voir chapitre suivant).
- Évaluation interne : Effectuez une évaluation interne pour identifier tout écart par rapport aux normes de certification et mettez en place des mesures correctives. Cette évaluation peut être réaliser dans les conditions de l’audit de certification.
- Formation du personnel : Assurez-vous que vos employés comprennent les normes et les procédures pertinentes et qu’ils les suivent correctement. Lors d’un audit de conformité (comme la certification PSDM) l’ensemble des collaborateurs seront évalués.
- Documentation complète : Préparez des documents détaillés et à jour pour démontrer la conformité de vos processus et de vos opérations. Il peut être intéressant de s’appuyer sur un manuel qualité ou un système cloud reprenant l’ensemble de la base documentaire.
- Communication transparente : Collaborez étroitement avec les auditeurs et partagez ouvertement les informations et les preuves requises. Il est important d’envoyer des signaux positifs à l’auditeur.
- Mise en œuvre des recommandations antérieures : Si vous avez déjà été audités, assurez-vous d’avoir pris des mesures pour corriger les problèmes identifiés dans les audits précédents. Le plan d’action remis est une feuille de route à suivre pour viser la conformité.
- Simulation d’audit : Effectuez des audits internes simulés pour évaluer votre préparation et votre conformité. Ces audits internes peuvent être appuyés d’audits externes.
- Préparation physique : Assurez-vous que les locaux et les équipements sont en ordre et répondent aux normes requises. Dans la Certification PSDM, l’infrastructure aurait une importance capitale.
- Sensibilisation du personnel : Informez votre personnel sur l’audit à venir et sur son importance pour obtenir leur coopération.
- Rétroaction constructive : Prenez en compte les commentaires et les recommandations des auditeurs pour faire vivre votre certification et améliorer vos processus de façon continue.
- Amélioration continue : Après l’audit, continuez à suivre les normes et à apporter des améliorations continues à vos processus. C’est ainsi que vous serez prêt pour l’audit de surveillance.
En effet, rappelez-vous que la réussite d’un audit de certification dépend d’une préparation minutieuse, d’une coopération active avec les auditeurs et de la démonstration concrète de votre conformité aux normes établies.
L’importance de se faire accompagner pour préparer l’audit de certification
Il est souvent très bénéfique de se faire accompagner pour préparer un audit de certification. Voici quelques raisons pour lesquelles cela peut être important :
- Expertise technique : Les consultants spécialisés dans la certification connaissent les normes en profondeur et peuvent vous aider à comprendre les exigences spécifiques. Dans le cadre de la Certification PSDM, Ycare s’appuie en plus sur un expertise métier des PSDM et PSAD.
- Meilleures pratiques : Ils peuvent partager des meilleures pratiques et des conseils pour aligner vos processus avec les normes de certification. Et ainsi rendre la certification protico pratique et applicable par les équipes.
- Identification des lacunes : Les experts peuvent réaliser des évaluations objectives pour identifier les écarts entre vos opérations actuelles et les exigences de certification. C’est ce qui est réalisé lors du diagnostic de conformité initial.
- Planification : Ils vous aideront à élaborer un plan de préparation solide, en organisant les étapes nécessaires avant l’audit.
- Documentation : Les consultants peuvent vous guider dans la préparation de la documentation requise, en s’assurant qu’elle est complète et conforme. Mais aussi, faire le lien avec votre logiciel métier afin de digitalisée et optimiser au maximum vos pratiques.
- Formation du personnel : Ils peuvent organiser des sessions de formation pour votre personnel, afin de les sensibiliser aux exigences de certification. Mais aussi, afin de prendre en main les nouvelles bonnes pratiques attendues.
- Simulation d’audit : Les consultants peuvent réaliser des simulations d’audit pour vous aider à vous préparer mentalement et opérationnellement. Ycare intervient en qualité de coach certifié en entreprise pour préparer au mieux l’ensemble des équipes.
- Réduction du stress : Avec leur soutien, vous pouvez aborder l’audit avec plus de confiance, sachant que vous avez pris toutes les mesures nécessaires. L’équipe Ycare est dans la même équipe que le PSDM.
- Réputation : Travailler avec des experts peut renforcer la crédibilité de votre préparation et renvoyer une image positive à l’auditeur de certification.
Cependant, il est important de choisir des consultants fiables et expérimentés pour garantir que leur assistance soit efficace.
C’est pourquoi Ycare s’appuie sur des compétences, une expertise et expérience du secteur d’activité pour accompagner les organisations des PSDM et PSAD dans la préparation de la future Certification PSDM. Mais aussi, en ayant une approche de proximité, personnalisé et ludique.
Accompagnement Ycare
Chez Ycare nous mettons à disposition des offres d’accompagnement adaptées pour les PSDM et PSAD. Et notamment pour les aider à préparer, passer et maintenir la Certification PSDM.
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